Головне територіальне
управління юстиції
у Дніпропетровській області

  • 49027, м. Дніпро,
    пр. Дмитра Яворницького, 21-А
  • +380 562 46-70-65
    факс: 39-85-91
  • info@dp.minjust.gov.ua
  • Прийомні години:
    Пн.- Чт. з 9.00 - 18.00
    Пт. з 9.00 - 16.45
  • Обідня перерва:
    з 13.00 - 13.45
Розмір шрифта:

Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю - Васiна Ірина Вiкторiвна

Заступник начальника вiддiлу організаційної роботи, документування та контролю - Симоненко Альона Сергіївна

Контактнi телефони: 
- начальник відділу – (056) 371-15-82; 
- заступник начальника відділу – (056) 371-08-10; 
- приймальня Головного територіального управління юстиції – (0562) 46-70-65; 
- працівників відділу, які здійснюють реєстрацією вхідної кореспонденції, крім звернень громадян – (0562) 39-85-91 (факс); (0562) 39-85-93 
- працівників відділу, які здійснюють реєстрацію звернень громадян – (0562) 39-85-92.

Електронна пошта: 
- начальник відділу - e-mail: i.vasina@dp.minjust.gov.ua
- працівників відділу, які здійснюють реєстрацією вхідної кореспонденції, крім звернень громадян - e-mail: info@dp.minjust.gov.ua

До компетенції відділу входить: 
- Реалізація загальних правил документування в апараті Головного територіального управління юстиції та порядку роботи з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів управління. 
- Забезпечення дотримання єдиного порядку реєстрації, опрацювання, проходження, відправлення та зберігання вхідних і вихідних службових документів в управлінні юстиції. 
- Прийом, реєстрація, забезпечення обліку, проходження, контролю за виконанням документів управління юстиції, їх зберігання та передача в установленому порядку до Державного архіву Дніпропетровської області. 
- Розробка номенклатури справ управління юстиції за погодженням з Державним архівом Дніпропетровської області не рідше, ніж 1 раз на 5 років. 
- Здійснення прийому, реєстрації, обліку, зберігання, та оперативного розшуку документів. 
- Здійснення організаційно-методичного керівництва роботи з документами в структурних підрозділах апарату управління та міських, міськрайонних, районних управліннях юстиції. 
- Забезпечення невідкладного доведення найважливіших документів, які містять інформацію з принципових питань діяльності Головного територіального управління юстиції до керівництва управління та до його безпосередніх виконавців. 
- Здійснення контролю за дотриманням строків, установлених для виконання Міністерством юстиції України, Адміністрацією Президента України, Дніпропетровською обласною державною адміністрації та іншими вищими органами, ведення автоматизованої бази контрольних доручень, аналіз стану виконавської дисципліни в управлінні, розробка заходів для її поліпшення. 
- Інформування начальника управління про стан виконання контрольних документів структурними підрозділами Головного територіального управління юстиції. 
- Забезпечення організаційно-технічної підготовки засідань колегії, оперативних та інших нарад, які проводяться в управлінні юстиції під головуванням начальника управління, оформлення протоколів. 
- На основі пропозиції управлінь, відділів, та секторів управління підготовка проектів рішень колегії з основних напрямів діяльності управління для розгляду на засіданнях колегії. 
- Здійснення контролю за виконанням рішень колегії Головного територіального управління юстиції та підготовка довідок про зняття їх з контролю. 
- Внесення пропозицій начальнику управління про притягнення до відповідальності працівників структурних підрозділів апарату управління та міських, міськрайонних, районних управлінь юстиції за невиконання завдань у визначені терміни. 
- Підготовка щотижневих нагадувань про контрольні завдання на наступний тиждень та оперативну інформацію про хід виконання за попередній період. 
- Здійснення первинного розгляду письмових звернень громадян, народних депутатів, визначення належності поставлених у зверненнях питань до кола повноважень підрозділів Головного територіального управління юстиції та направлення їм звернень для вирішення по суті. 
- Направлення за належністю відповідному органу звернень громадян і народних депутатів України, в яких порушені питання, що не входять до повноваження Головного територіального управління юстиції. Надання громадянам в межах компетенції управління відповідних роз’яснень по зверненням, які не містять даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення. 
- Забезпечення виконання графіку особистого прийому громадян начальником управління, першим заступником начальника управління, заступником начальника управління з питань державної виконавчої служби – начальником Управління державної виконавчої служби, заступником начальника управління з питань державної реєстрації – начальником Управління державної реєстрації, начальниками управлінь, відділів та секторів Головного територіального управління юстиції. 
- Здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства України при розгляді звернень громадян та надання відповідей в установлені терміни. 
- Збереження наглядових проваджень по скаргах та пропозиціях, які надходять до відділів управління, після їх розгляду та закриття в установлений термін. 
- Здійснення цільових та прийняття участі у комплексних перевірках з питань ведення загального діловодства, діловодства по зверненням громадян та архівної справи. 
- Забезпечення підготовки проектів службових документів з питань, віднесених до компетенції відділу організаційної роботи, документування та контролю. 
- Проведення навчання працівників управління з питань діловодства та інших питань в межах своєї компетенції. 
- Організація роботи архіву управління юстиції відповідно до вимог Інструкції з діловодства. 
- Організація друкарського виготовлення, копіювання і тиражування документів. 
- Реєстрація наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань управління юстиції, проставлення відміток про втрату їх чинності. 
- Складання щомісячних звітів про поштові витрати. 
- Здійснення випереджувального моніторингу щодо наявності марок та необхідності їх придбання та контроль за рахунком маркувальної машини. 
- Розмноження документів для управління та територіальних установ юстиції у Дніпропетровській області, ведення обліку цієї роботи, утримання у належному стані копіювально-розмножувальної техніки.
- Забезпечення керівництва, працівників управління та підвідомчих установ телефонними довідниками. 
- Взаємодія з відділами управління у процесі виконання покладених на відділ завдань. 
- Узагальнення пропозицій до піврічних та річних планів роботи управління юстиції, контроль за їх виконанням управліннями, відділами та секторами управління та підготовка відповідних довідок в паперовому та електронному вигляді.
- Виконання доручень начальника управління юстиції з інших питань.
 

Загальні положення про звернення громадян


Громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.

Військовослужбовці, працівники органів внутрішніх справ і державної безпеки мають право подавати звернення, які не стосуються їх службової діяльності.

Особи, які не є громадянами України і законно знаходяться на її території, мають таке ж право на подання звернення, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.
 


Вимоги до звернення


Звернення адресуються органам державної влади і місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань. 
У зверненні має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. 
Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. 
Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). 
Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. 
Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України “Про звернення громадян”.
 


Мова звернень і рішень та відповідей на них
 


Громадяни мають право звертатися до органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, посадових осіб українською чи іншою мовою, прийнятною для сторін. 
Рішення щодо звернень громадян та відповіді на них оформляються відповідно до вимог законодавства про мови. Такі рішення та відповіді можуть бути викладені в перекладі мовою спілкування заявника.
 


Заборона відмови в прийнятті та розгляді звернення


Звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду. 
Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення. 
Якщо питання, порушені в одержаному органом державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об'єднаннями громадян або посадовими особами зверненні, не входять до їх повноважень, воно в термін не більше п'яти днів пересилається ними за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той же термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями. 
Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
 

Звернення, які не підлягають розгляду та вирішенню


Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. 
Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 цього Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. 
Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
 

Розгляд пропозицій (зауважень) громадян 


Органи державної влади і місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, об'єднання громадян, посадові особи зобов'язані розглянути пропозиції (зауваження) та повідомити громадянина про результати розгляду. 
Пропозиції (зауваження) Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій особисто.
 


Розгляд заяв (клопотань)


Органи державної влади, місцевого самоврядування та їх посадові особи, керівники та посадові особи підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, до повноважень яких належить розгляд заяв (клопотань), зобов'язані об'єктивно і вчасно розглядати їх, перевіряти викладені в них факти, приймати рішення відповідно до чинного законодавства і забезпечувати їх виконання, повідомляти громадян про наслідки розгляду заяв (клопотань). 
Заяви (клопотання) Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій особисто. 
Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в обов'язковому порядку дається тим органом, який отримав ці заяви і до компетенції якого входить вирішення порушених у заявах (клопотаннях) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки. 
Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у заяві (клопотанні), доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на Закон і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
 


Розгляд скарг громадян 


Скарга на дії чи рішення органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, об'єднання громадян, засобів масової інформації, посадової особи подається у порядку підлеглості вищому органу або посадовій особі, що не позбавляє громадянина права звернутися до суду відповідно до чинного законодавства, а в разі відсутності такого органу або незгоди громадянина з прийнятим за скаргою рішенням - безпосередньо до суду. 
Скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, організацій і підприємств особисто. 
Скарги на рішення загальних зборів членів колективних сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств, юридичних осіб, створених на основі колективної власності, а також на рішення вищих державних органів вирішуються в судовому порядку. 
Громадянин може подати скаргу особисто або через уповноважену на це іншу особу. Скарга в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками. 
Скарга в інтересах громадянина за його уповноваженням, оформленим у встановленому законом порядку, може бути подана іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність. 
До скарги додаються наявні у громадянина рішення або копії рішень, які приймалися за його зверненням раніше, а також інші документи, необхідні для розгляду скарги, які після її розгляду повертаються громадянину.
 


Права громадянина при розгляді заяви чи скарги


Громадянин, який звернувся із заявою чи скаргою до органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, засобів масової інформації, посадових осіб, має право: 
- особисто викласти аргументи особі, що перевіряла заяву чи скаргу, та брати участь у перевірці поданої скарги чи заяви; 
- знайомитися з матеріалами перевірки; 
- подавати додаткові матеріали або наполягати на їх запиті органом, який розглядає заяву чи скаргу; 
- бути присутнім при розгляді заяви чи скарги; 
- користуватися послугами адвоката або представника трудового колективу, організації, яка здійснює правозахисну функцію, оформивши це уповноваження у встановленому законом порядку; 
- одержати письмову відповідь про результати розгляду заяви чи скарги; 
- висловлювати усно або письмово вимогу щодо дотримання таємниці розгляду заяви чи скарги; 
- вимагати відшкодування збитків, якщо вони стали результатом порушень встановленого порядку розгляду звернень.
 


Термін розгляду звернень громадян

 
Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів. 
На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого цією статтею терміну. 
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.
 


Особистий прийом громадян


 Керівники та інші посадові особи органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян зобов'язані проводити особистий прийом громадян. 
Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години, у зручний для громадян час, за місцем їх роботи і проживання. Графіки прийому доводяться до відома громадян. 

Порядок прийому громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, об'єднаннях громадян визначається їх керівниками. 
Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина. 
Робота Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області зі зверненнями громадян є важливим напрямом. Кожний громадянин має змогу звернутись до Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством своїх законних прав та інтересів з питань, віднесених до компетенції Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області. Громадяни в своїх зверненнях мають змогу висловити свої поради, рекомендації щодо діяльності органів юстиції або посадових осіб цих органів. Звернувшись до органів юстиції громадяни мають можливість підвищити юридичну обізнаність за допомогою отримання роз’яснень чинного законодавства, або чіткого роз'яснення, до якого саме органу необхідно звернутись громадянину відповідно до компетенції та специфіки питання, з яким він звертається.

Статтею 40 Конституції України закріплено, що усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов'язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

В Головному територіальному управлінні юстиції у Дніпропетровській області стан роботи зі зверненнями громадян аналізуються кожен місяць, квартал, півріччя та рік. За результатами проведеного аналізу стану роботи зі зверненнями громадян, можна підвести підсумки щодо кількості звернень, які надходять до Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області та його підвідомчих установ, а також виявити, з яких питань найбільше звертаються громадяни.

Своєчасний та кваліфікований розгляд звернень громадян є одним із пріоритетних напрямів діяльності Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області. Право громадян на звернення гарантується Конституцією України (стаття 40), в якій визначено, що громадяни України мають право звертатися до органів державної влади та місцевого самоврядування, та встановлено обов'язок органів влади та посадових осіб розглядати звернення й надавати обґрунтовані відповіді. Право на звернення є важливим конституційно-правовим засобом захисту та однією із організаційно-правових гарантій дотримання прав і свобод громадян.

У Головному територіальному управлінні юстиції у Дніпропетровській області кожен місяць, квартал, півріччя та рік проводиться системний аналіз та узагальнення даних щодо розгляду звернень громадян, що дає можливість виявити та своєчасно вирішити причини, що їх породжують. За результатами проведеного аналізу стану роботи зі зверненнями громадян, можна підвести підсумки щодо кількості звернень, які надходять до Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області та його підвідомчих установ, а також виявити, з яких питань найбільше звертаються громадяни.

З метою підвищення рівня правової освіти населення в Головному територіальному управлінні юстиції у Дніпропетровській області працює громадська приймальня, де проводяться юридичні консультації, надається безоплатна правова допомога громадянам, які потребують соціального захисту та підтримки, роз'яснюються конституційні права і свободи громадян та засоби їх захисту, повноваження органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

 



МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Головне територіальне управління юстиції у Дніпропетровській області
 


НАКАЗ

________________ Дніпропетровськ № ______________
 


Про затвердження Положення 
про відділ організаційної 
роботи, документування та контролю
Головного територіального управління
юстиції у Дніпропетровській області

Згідно з наказом Міністерства юстиції України від 02 лютого 2015 року №139/5 «Про затвердження переліку головних територіальних управлінь юстиції»

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про відділ організаційної роботи, документування та контролю Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області (далі – Положення), що додається.
2. Начальнику відділу організаційної роботи, документування та контролю Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області Васіній І.В. забезпечити приведення посадових інструкцій працівників відділу організаційної роботи, документування та контролю Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області у відповідність до Положення.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головного управління юстиції від 20 березня 2013 року № 88/05-07.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника начальника Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області Захарову О.В.

Начальник управління                                                                                                                                                                                            Л.К. Маньковський
 


ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Головного територіального
управління юстиції у Дніпропетровській області 
«___»___________________ №____


ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційної роботи, документування та контролю 
Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області

 


1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1 Відділ організаційної роботи, документування та контролю (далі – Відділ) є структурним підрозділом, що утворюється та підпорядковується Головному територіальному управлінню юстиції у Дніпропетровській області (далі – Управління).
1.2. У своїй діяльності Відділ керується чинним законодавством України, Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, Інструкцією з діловодства в Головному територіальному управлінні юстиції у Дніпропетровській області, Регламентом роботи апарату Головного територіального управління юстиції, наказами та розпорядженнями Міністерства юстиції України, наказами Управління, цим Положенням.
1.3 Відділ підпорядковується першому заступнику начальника Управління та начальнику Відділу.
1.4 Відділ очолює начальник Відділу.
1.5 Посадові інструкції працівників Відділу затверджує начальник Управління.

2. ЗАВДАННЯ ВІДДІЛУ
2.1 Реалізація загальних правил документування в апараті Управління та порядку роботи з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів Управління.
2.2 Забезпечення дотримання єдиного порядку реєстрації, опрацювання, проходження, відправлення та зберігання вхідних і вихідних службових документів в Управлінні.
2.3 Прийом, реєстрація, забезпечення обліку, проходження, контролю за виконанням документів Управління, їх зберігання та передача в установленому порядку до Державного архіву Дніпропетровської області.
2.4 Розробка номенклатури справ Управління на підставі пропозицій управлінь, відділів та секторів Управління за погодженням з Державним архівом Дніпропетровської області не рідше, ніж 1 раз на 5 років.
2.5 Здійснення прийому, реєстрації, обліку, зберігання, оперативного розшуку та розшуку документів.
2.6 Участь у підготовці проектів рішень колегії, наказів, положень, інструкцій та у виконанні доручень начальника Управління з питань організації документального забезпечення.
2.7 Здійснення організаційно-методичного керівництва роботи з документами в структурних підрозділах Управління та міських, міськрайонних, районних управліннях юстиції.
2.8 Ведення в установленому порядку оперативного розгляду та реєстрації документів, які надходять до Управління, формування автоматизованої бази реєстрації даних вхідної кореспонденції для здійснення контролю за їх виконанням. Ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування».
2.9 Забезпечення невідкладного доведення найважливіших документів, які містять інформацію з принципових питань діяльності Управління, до керівництва Управління та до безпосередніх виконавців.
2.10 Здійснення контролю за дотриманням строків, установлених для виконання Міністерством юстиції України, Адміністрацією Президента України, Дніпропетровською обласною державною адміністрацією та іншими органами державної влади, ведення Журналу (електронної бази) реєстрації вхідних документів, аналіз стану виконавської дисципліни в Управлінні, розробка заходів для її поліпшення.
2.11 Інформування начальника Управління про стан виконання контрольних документів структурними підрозділами Управління.
2.12 Підготовка проектів наказів і доручень керівництва Управління з питань, що належать до компетенції Відділу.
2.13 Забезпечення організаційно-технічної підготовки засідань колегії, оперативних та інших нарад, які проводяться в Управлінні під головуванням начальника Управління, оформлення протоколів.
2.14 На основі пропозицій управлінь, відділів та секторів Управління підготовка проектів рішень колегії з основних напрямів діяльності Управління для розгляду на засіданнях колегії.
2.15 Здійснення контролю за виконанням рішень колегії Управління та підготовка довідок про зняття їх з контролю.
2.16 Здійснення відбору пояснень від начальників міських, міськрайонних, районних управлінь юстиції про причини неявки на підсумкових засіданнях колегії, які стосуються роботи всіх відділів Управління.
2.17 Внесення пропозицій начальнику Управління про притягнення до відповідальності працівників структурних підрозділів Управління та міських, міськрайонних, районних управлінь юстиції за невиконання завдань у визначені терміни.
2.18 Підготовка щотижневих нагадувань про контрольні завдання на наступний тиждень та оперативної інформації про хід виконання за попередній період.
2.19 Здійснення первинного розгляду письмових звернень громадян, юридичних осіб, народних депутатів, запитів на публічну інформацію, визначення належності поставлених у зверненнях питань до кола повноважень підрозділів Управління та направлення їм звернень для вирішення по суті.
2.20 Направлення за належністю відповідному органу звернень громадян, юридичних осіб і народних депутатів України, в яких порушені питання, що не входять до повноваження Управління. Надання громадянам в межах компетенції Управління відповідних роз’яснень по зверненнях, які не містять даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення.
2.21 Забезпечення виконання графіку особистого прийому громадян начальником, першим заступником, заступниками начальника, начальниками управлінь, відділів та секторів Управління.
2.22 Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян, юридичних осіб, запитів на публічну інформацію, що надходять до Управління, передача їх до структурних підрозділів Управління. Реєстрація запитів і звернень народних депутатів України, що надходять до Управління, передача їх до структурних підрозділів Управління.
2.23 Здійснення контролю за дотриманням вимог законодавства України при розгляді звернень громадян, юридичних осіб, народних депутатів, запитів на публічну інформацію та надання відповідей в установлені терміни.
2.24 Збереження наглядових проваджень по скаргах та пропозиціях, запитах на публічну інформацію, які надходять до управлінь, відділів та секторів Управління, після їх розгляду та закриття в установлений термін.
2.25 Здійснення цільових та участь у комплексних перевірках з питань організації роботи, стану виконавської дисципліни, ведення загального діловодства, діловодства по зверненням громадян та архівної справи.
2.26 Забезпечення підготовки проектів службових документів з питань, віднесених до компетенції Відділу.
2.27 Проведення навчання працівників Управління з питань компетенції Відділу.
2.28 Організація роботи архіву Управління відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
2.29 Організація друкарського виготовлення, копіювання і тиражування документів.
2.30 Реєстрація наказів з основної діяльності Управління, з адміністративно-господарських питань та наказів заступника начальника Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області – начальника Управління державної реєстрації, проставлення відміток про втрату їх чинності, контроль за їх виконанням, складання довідок про зняття з контролю.
2.31 Складання щомісячних звітів про поштові витрати.
2.32 Здійснення випереджувального моніторингу щодо наявності марок та необхідності їх придбання та контроль за рахунком маркувальної машини.
2.33 Розмноження документів для Управління та територіальних установ юстиції у Дніпропетровській області, ведення обліку цієї роботи, утримання у належному стані копіювально-розмножувальної техніки.
2.34 На основі пропозицій відділів Управління та територіальних установ юстиції у Дніпропетровській області складання телефонних довідників, подання їх до друку у встановленому порядку або розміщення в загальнодоступних місцях.
2.35 Взаємодія з управліннями, відділами та секторами Управління у процесі виконання покладених на Відділ завдань.
2.36 Узагальнення пропозицій до піврічних та річних планів роботи Управління, контроль за їх виконанням управліннями, відділами та секторами Управління та підготовка відповідних довідок в паперовому та електронному вигляді.
2.37 Вивчення й узагальнення роботи територіальних установ юстиції з організаційних питань, вжиття заходів до усунення причин порушення законодавства в їх роботі.
2.38 Здійснення контролю за координацією управлінської діяльності начальників міських, міськрайонних та районних управлінь юстиції.
2.39 Організація комплексних та контрольних за результатами комплексних перевірок міських, міськрайонних та районних управлінь юстиції відповідно до затвердженого плану роботи Управління.
2.40 Підготовка і надання територіальним установам юстиції у Дніпропетровській області методичних та інструктивних матеріалів з питань, віднесених до компетенції Відділу.
2.41 Забезпечення та контроль в межах своєї компетенції виконання міськими, міськрайонними, районними управліннями юстиції завдань Управління, рішень колегії, своєчасної здачі звітів відповідно до компетенції, планів роботи міських, міськрайонних, районних управлінь юстиції.
2.42 Виконання доручень начальника Управління з інших питань.
2.43 Забезпечення оприлюднення на веб-сайті Управління інформації, зазначеної у статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

3. ПРАВА
3.1 Вносити на розгляд керівництва Управління проекти наказів, заходів, доповідні записки та інформації з питань, що належать до компетенції Відділу.
3.2 Повертати управлінням, відділам та секторам Управління документи, підготовлені з порушенням встановленого порядку їх підготовки і внесення.
3.3 Одержувати від структурних підрозділів Управління та територіальних установ юстиції інформацію, необхідну для виконання покладених на Відділ завдань.
3.4 Перевіряти дотримання вимог Інструкції з діловодства в управліннях, відділах, секторах Управління та міських, міськрайонних, районних управліннях юстиції.
3.5 Здійснювати перевірки в територіальних установах юстиції з питань, що належать до компетенції Відділу.
3.6 Залучати в установленому порядку до перевірок з питань, віднесених до компетенції Відділу, начальників інших управлінь або працівників, які перебувають у резерві на ці посади. 
3.7 Здійснювати контроль за роботою міських, міськрайонних, районних управлінь юстиції, питань, віднесених до компетенції відділу.
3.8 Вносити керівництву пропозиції щодо зміни структури та штатної чисельності Відділу, посадових окладів у зв’язку зі зміною обсягів роботи або функціональних змін.
3.9 Вносити пропозиції щодо заохочення працівників Відділу та застосування до них дисциплінарних стягнень.

4. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ
4.1 Відділ очолює начальник Відділу, який призначається на посаду та звільнюється з посади начальником Управління за поданням першого заступника начальника Управління.
4.2 Заступник начальника Відділу призначається на посаду та звільняється з посади начальником Управління за поданням начальника Відділу та погодженням першого заступника начальника Управління.
4.3 Начальник Відділу організовує та забезпечує покладені на Відділ завдання і несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ завдань, стан трудової і виконавської дисципліни.
4.4 Начальник Відділу розподіляє обов’язки між працівниками Відділу, виходячи із завдань, визначених цим Положенням, розробляє функціональні обов’язки для них.
4.5 Начальник Відділу проводить оперативні наради з питань організації роботи Відділу та заслуховує звіти працівників про виконану роботу.
4.6 Положення про Відділ, штатну чисельність працівників та їх посадові інструкції затвердж